Wann benötigt mein Unternehmen ein ERP-System?

Wann ist der Zeitpunkt gekommen über ein ERP-System nachzudenken? Sollte die alte Warenwirtschaft oder die Buchhaltungssoftware nur durch eine neue ersetzt werden oder lohnt der Umstieg auf eine ERP-Lösung? Ab wann schadet der Verzicht auf ein ERP-System dem Unternehmen vielleicht sogar?

Diese und ähnliche Fragen stellen sich vor allem kleine Unternehmen, wenn sie sich mit dem Thema ERP-Einführung auseinandersetzen. Leider gibt es keine allgemeingültigen Antworten, aber es gibt einige Voraussetzungen, die für den Einsatz eines ERP-Systems sprechen.

Wie entsteht die Notwendigkeit für ein ERP-System?

Oft liegt die Notwendigkeit eines ERP-Systems in dem typischen Wachstum kleiner Unternehmen begründet.

Anfangs können Kontakte im Vertrieb noch über Excel-Tabellen gepflegt werden, wird der Umfang zu groß, wird ein CRM-System angeschafft. Der zu Beginn noch per Hand gepflegte Onlineshop wird vielleicht an ein Warenwirtschaftssystem angebunden, für die Zeiterfassung wird ein Tool genutzt, für die Materialverwaltung ein anderes. Für jede neue Herausforderung wird eine kurzfristige Lösung gefunden.

Medienbrüche sorgen für Effizienzverlust und gefährden Daten- und Prozesssicherheit

Im Laufe der Zeit entsteht so eine Softwarelandschaft aus vielen sogenannten Insellösungen. Insellösungen nennt man isolierte Systeme, welche nur zur Lösung spezieller Probleme genutzt werden und nicht mit anderen Systemen interagieren. Bildlich gesprochen sitzt nun also jede Abteilung auf einer einsamen Insel und möchte man sich doch mal austauschen? Dann muss der Weg mühsam mit dem Ruderboot zurückgelegt werden.

Softwarelandschaft aus isolierten Insellösungen versus integrierte ERP-Software

Auf Dauer sinkt so die Effizienz im Unternehmen, Prozesse werden anfällig für Fehler und das Wachstum wird gehemmt. Das größte Problem dabei ist, dass die Ineffizienz der Prozesse genau wie die Softwarelandschaft langsam wächst und lange nicht auffällt. Häufig offenbart erst eine externe Prozessanalyse wieviel Potenzial zur Optimierung besteht. Dann ist ein Handeln auf struktureller Ebene erforderlich.

Kommen wir also zu der übergeordneten Frage:

Wann entsteht die Notwendigkeit für ein ERP-System?

Grundsätzlich lässt sich festhalten: Unternehmen brauchen ein ERP-System, wenn sich Prozesse Im Geschäftsalltag mit den bisherigen Softwarelösungen aufgrund fehlender Vernetzung nicht mehr oder nur noch ineffizient bewältigen lassen.

Wann der richtige Zeitpunkt für ein ERP-System gekommen ist, muss für jedes Unternehmen individuell entschieden werden und ist letztlich eine Kosten-Nutzen-Rechnung. Es gibt aber eine Reihe von Faktoren, die eine Analyse der bisherigen IT-Struktur sinnvoll machen:

• Wenn jede Abteilung ein anderes Expertensystem nutzt, die Daten in den Systemen aber inhaltlich einen starken Bezug zueinander haben.

• Wenn die dezentrale Datenspeicherung zur Bildung von Datensilos und zu Intransparenz über Geschäftsprozesse führt.

• Wenn Prozesse die digital oder evtl. sogar automatisiert ablaufen können aufgrund manueller Bearbeitung ineffizient und fehleranfällig sind und personelle Ressourcen binden.

• Wenn ein zunehmendes Datenvolumen mit den bisherigen Systemen nicht mehr effektiv verwaltet werden kann.

• Wenn gesetzliche Vorgaben aufgrund der Datenlage nur noch mit hohem personellem Aufwand eingehalten werden können.

• Wenn neue Technologien nicht oder nur mit hohen Kosten wertbringend eingesetzt werden können, da die bestehende Softwarelandschaft eine Einbettung in die Unternehmensprozesse verhindert.

• Wenn Anforderungen von Kund:innen aufgrund der Systemstruktur nicht oder nur ineffizient erfüllt werden können.

• Wenn die Administration der unterschiedlichen Systeme die Abläufe im Tagesgeschäft des Unternehmens behindert.

Ab welcher Größe des Unternehmens ist ein ERP-System sinnvoll?

Auch wenn der grundsätzliche Bedarf an einer zentralen Unternehmenssoftware oft mit der Anzahl der Mitarbeitenden steigt, stellt die Organisationsgröße allein keinen ausreichenden Anhaltspunkt für die Einführung eines ERP-Systems dar.

Es gilt vielmehr individuell zu beurteilen, welcher Nutzen durch den Einsatz eines ERP-Systems entstehen kann. Dieser Nutzen hängt aber mehr vom Geschäftsfeld ab als von der Anzahl der Mitarbeitenden. Eine kleine Unternehmensberatung mit kaum standardisierten Prozessen ist für einen reibungslosen Ablauf mit Sicherheit weniger auf ein ERP-System angewiesen als ein Unternehmen aus der Produktionsbranche mit mehreren Firmenstandorten.

Das liegt daran, dass auch kleine Unternehmen mit einer Produktion eigentlich immer Bereiche wie Lagerverwaltung, Produktionsplanung oder Buchhaltung aufweisen, welche von ERP-Systemen optimal und vernetzt abgebildet werden können.

Moderne ERP-Systeme können für jedes Unternehmen eine lohnende Investition sein

Trotzdem kann ein ERP-System auch für kleine Unternehmen aus der Dienstleistungsbranche einen Mehrwert bieten und das nicht nur, wenn sie besonders viele Kund:innen haben oder an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Auch sie profitieren von grundlegenden Vorteilen vernetzter Unternehmenssoftware für Bereiche wie Kundenmanagement (CRM), Projektcontrolling und Buchhaltung.

Ein viel entscheidenderer Faktor ist hier aber die Struktur moderner ERP-Systeme: Cloudbasierte und modular aufgebaute ERP-Systeme ermöglichen Unternehmen flexibel nur die wirklich benötigten Module und Leistungen zu nutzen und sind so auch für kleine Unternehmen attraktiv.

 

 

 

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